Viele kleine Unternehmer quälen sich monatlich mit der Gehaltsabrechnung für ihre Mitarbeiter. Sie würden diese Aufgaben gerne auslagern, doch haben dabei Angst, mit einer Fülle an erforderlichen Formalitäten überschwemmt zu werden. Doch im Grunde genommen funktioniert das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsverrechnung ganz einfach.
Partner in der Nähe suchen
Zunächst empfiehlt es sich, ein entsprechendes Unternehmen zu suchen, das mit den örtlichen Vorschriften auch bestens vertraut ist. Für bayrische Unternehmer ist es deshalb beispielsweise sinnvoll, mit einem Anbieter für Lohnabrechnungen in München oder Umgebung zusammenzuarbeiten.
Das Unternehmen muss sich nicht zwingend in der unmittelbaren Nähe befinden. Wichtig ist allerdings, dass die Besonderheiten, die im Geschäftsgebiet bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Anwendung kommen können, bekannt sein müssen.
Zur erfolgreichen Zusammenarbeit in wenigen Schritten
Um die Lohn- und Gehaltsverrechnung auszulagern, sind die folgenden Schritte erforderlich:
Nachdem ein geeigneter Partner zur Zusammenarbeit gefunden wurde, werden in einem telefonischen Erstgespräch mit dem Support die Details der Zusammenarbeit geklärt. Dazu gehört etwa, ob es sich bei den zu abrechnenden Mitarbeitern um Angestellte oder Arbeiter handelt und welcher Tarifvertrag im Unternehmen zur Anwendung kommt. Um spätere Nachfragen zu vermeiden, werden zusätzlich auch noch eventuelle Besonderheiten des eigenen Unternehmens abgeklärt.
Danach erstellt der Anbieter ein entsprechendes Angebot, in dem meistens die Gesamtkosten beziehungsweise die monatlichen Kosten pro Mitarbeiter angeführt sind. Je nach Umfang sind Kosten von etwa 5 bis 20 Euro pro Monat und Mitarbeiter handelsüblich.
Entspricht das Angebot den Vorstellungen, wird es unterschrieben an den Anbieter retourniert. Daraufhin versendet dieser ein Neukundenformular
, in dem die wesentlichen Angaben zum eigenen Unternehmen eingetragen werden müssen. Dieses Formular wird gemeinsam mit dem Firmenstammbogen, den Personalstammbögen, den Entgeltabrechnungen aller Mitarbeiter für den letzten Monat, den Lohnkonten sowie den Journalen für das aktuelle Jahr an den Dienstleister übermittelt.
Gemeinsam wird festgelegt, ab welchem Monat die Abrechnung starten soll. Ab diesem Zeitpunkt ist der externe Dienstleister für alle Aufgaben im Rahmen der Lohn- und Gehaltsverrechnung verantwortlich. Das heißt, er nimmt nicht nur die Abrechnung vor, sondern verschickt die Lohn- und Gehaltszettel per Post oder per E-Mail an alle Mitarbeiter und sorgt auch dafür, dass die richtigen Beträge innerhalb kurzer Zeit auf die Konten überwiesen werden.
